Aggiornato al: 2 dicembre 2008

Chantive prende molto sul serio la privacy dei suoi clienti. Creando un account Mailforce e aderendo alle nostro Condizioni Generali di Fornitura del servizio Mailforce, state esprimendo il vostro consenso alle nostre Politiche per la Privacy (Privacy Policy). Come si usa dire in ambito informatico: la legge non è abbastanza, ciò che conta è il permesso esplicito fornito dall’utente.

Ecco perchè abbiamo pensato di adeguare la nostra Policy alla normativa CAN-SPAM degli Stati Uniti, contenente regole molto precise sul problema dello Spam. Pur tuttavia, abbiamo pensato di andare anche oltre la pur restrittiva normativa poichè crediamo che un sano “e-mail marketing” debba e possa avvenire sul “permesso” da parte dell’utente di ricevere messaggi di posta elettronica.

Cos’è lo Spam

Si definisce spam ogni e-mail inviata a qualcuno senza un diretto ed esplicito permesso di essere raggiunto via e-mail.

E tuttavia il permesso non è sufficiente. Ecco alcuni scenari in cui la parola “permesso” può effetticamente perdere il suo vero significato.

Che tipo di indirizzi e-mail possono essere inseriti in Mailforce?

Per inviare e-mail a qualcuno attraverso il servizio Mailforce, dovete richiedere un permesso chiaro e non ingannevole all’utente. Ciò può avvenire con una delle seguenti modalità:

1. Attraverso un modulo di iscrizione ad una Newsletter presente sul vostro sito web
2. Un checkbox di iscrizione alla vostra Newsletter presente all’interno di un modulo/form (l’ideale sarebbe di non presentare questo checkbox come selezionato di default: è molto meglio che sia l’utente ad esprimere il suo volere in modo esplicito e chiaro).
3. Attraverso un modulo cartaceo (ad es. un’indagine) compilato durante un evento o una fiera: potrete così contattare senza problemi quegli utenti che hanno dichiarato in modo esplicito con un “segno di penna” di voler essere ricontattati via e-mail).

Inoltre, non sarebbe disdicevole, contattare via e-email i vostri attuali clienti oppure coloro che vi hanno rilasciato biglietti da visita chiedendovi di ricontattarli via e-mail. Se un’utente vi lascia il suo biglietto da visita durante una fiera è chiaro che voglia essere ricontattato!

In altri termini, potrete inviare messaggi di posta elettronica soltanto a chi vi ha rilasciato un’autorizzazione chiara ed esplicita a volerne ricevere, su argomenti di loro interesse.

Che tipo di indirizzi e-mail non sono graditi a Mailforce?

Qualunque scenario diverso da quelli proposti qui sopra, contiene in pratica il vulnus dell’assenza di autorizzazione a ricevere e-mail. Tuttavia, desideriamo proporvi alcuni esempi per rendere tutto chiaro e incontestabile. Attraverso l’utilizzo del servizio Mailforce, infatti, accettate di non importare o inviare messaggi/newsletter a indirizzi e-mail che:

1. non provengono da un esplicito (e, quindi, provabile!) permesso dell’utente ad essere contattato via e-mail su un determinato argomento;
2. avete acquistato, noleggiato o acquisito in qualunque modo da terze parti;
3. si riferiscono a clienti già acquisiti ma che non avete mai contattato. Questi utenti potrebbero non solo aver cambiato indirizzo e-mail ma potrebbero addirittura non ricordare di avervi autorizzato ad essere contattati sin dal primo rapporto con voi;
4. sono stati copiati (il classico “copia e incolla”) dalle pagine web. Il fatto che un utente abbia inserito il proprio indirizzo e-mail sul web non vuol dire che voglia ricevere le vostre e-mail.

Certo, qualcuno di questi utenti potrebbe anche avervi passato il proprio indirizzo e-mail. Ciò però non significa che voi avete il permesso di inviare loro i vostri messaggi. E’ risaputo, inoltre, che l’invio di e-mail “non richieste” a questo tipo di utenti non produce alcun effetto se non quello di rendervi “produttori di spam” ai loro occhi.

Che tipo di contenuti possono essere inseriti nella e-mail?

Ogni e-mail inviata tramite Mailforce deve avere almeno le due seguenti caratteristiche:

1. avere un link di cancellazione dalla lista. Se l’utente decide di essere cancellato dalla vostra mailing-list, è chiaro che non vorrà più essere ricontattato in futuro;
2. nome e indirizzo postale di chi spedisce. Se state spedendo un’email per conto di un vostro cliente, invece, dovreste inserire i riferimenti di quest’ultimo.

Come fa Chantive a sapere se i vostri indirizzi e-mail sono privi di autorizzazione

Mailforce dispone di una serie di strumenti di monitoraggio che permettono di realizzare l’adeguamento alla presente normativa anti-spam:

1. lo staff Chantive è in grado di rilevare ogni importazione massiccia di indirizzi e-mail dall’esterno (ad es. attraverso file Excel o CSV);
2. ogni indirizzo importato in Mailforce non è attivo. Pertanto, se importate 1000 indirizzi e-mail… dovrete attivarli manualmente “uno ad uno”. Un lavoraccio! Oppure richiedere esplicitamente a Chantive (attraverso l’apposito bottone presente nel Pannello di Gestione) l’attivazione massiva. Questo però è possibile se il Cliente è conosciuto e fidato. Ecco perchè Chantive desidera sempre instaurare una relazione “personale” con il Cliente, contattandolo via email o per telefono;
3. teniamo sempre sotto controllo le blacklist e l’eventuale utilizzo abusivo di ogni account Mailforce.

Siamo, pertanto, in grado di intervenire in modo deciso e immediato per contrastare qualsiasi tentativo di spam attraverso Mailforce. Inoltre, come ben specificato nelle Condizioni Generali di Fornitura del Servizio, l’eventuale scoperta di abusi equivale alla sospensione immediata dell’account Mailforce.

E’ sempre possibile importare proprie liste di indirizzi e-mail attraverso apposite procedure semplificate presenti nel Panello di Gestione. Questo per consentire al Cliente di continuare ad utilizzare proprie liste di contatti acquisite in modo corretto.

Naturalmente, è importante sottolineare che Chantive non è in alcun modo responsabile degli elenchi di indirizzi e-mail utilizzati dal mittente e che non è autorizzata alla divulgazione o modifica dei database presenti sui propri server, se non per le finalità specifiche richieste dal trattamento degli stessi dati.

Per concludere

Come potrete ben comprendere, l’estrema rigidità della nostra Policy Anti Spam, equivale non solo alla salvaguardia del nostro servizio e del nostro buon nome, ma corrisponde anche alla vostra reale esigenza di fare marketing digitale in modo efficace e soprattutto proficuo. In altri termini, chiunque non riconosca come di “buon senso” le regole sopra esposte, è come se ammettesse… di essere uno spammer!

Se avete quesiti sulla normativa Anti Spam di Mailforce oppure dubbi su come allestire le vostre liste di contatti e le e-mail in modo da non violare la normativa, siamo sempre a vostra completa disposizione.