Il Blog di Mailforce
News sull'email marketing

Salve. Vorrei inviare ai miei clienti email con un allegato PDF…

E’ una delle domande più comuni alle quali chi fa il nostro mestiere si trova spesso a dover rispondere.

E la risposta è sempre la stessa: “Perchè vorresti allegare il PDF quando potresti semplicemente linkarlo nella tua email?

Forse per inesperienza con le regole pratiche della comunicazione digitale o forse per quella caratteristica che alberga in ciascun di noi che va sotto il nome di pigrizia, si ritiene spesso più comodo inviare a 2000 contatti (tanto per fare un numero!) un’email con allegato il listino prezzi, in formato PDF del peso di 800 KB (sempre per fare un esempio).

Nulla di strano se le email da inviare fossero 5 o 6 – potreste sempre farlo con Outlook o Gmail, non vi pare? – ma la questione si complica se le quantità aumentano sensibilmente.

Inviare 2000 email, ciascuna con 800 kilobyte in allegato, significa praticamente muovere (in senso digital-telematico) qualcosa come 1,5 gigabyte. Che sono una quantità enorme per Outlook. Meno per un client web come Gmail, anche se non ho mai visto gestire spedizioni a 2000 contatti con uno strumento simile!

La faccenda è diversa se vi venisse in mente di utilizzare una piattaforma ad-hoc per spedire le vostre campagne.

Mailforce, tanto per non andare lontano, senz’altro vi aiuterebbe a gestire liste di 2000 contatti (ma 20 o 30 mila, non cambierebbe granchè) e a creare e inviare le vostre email in modo semplice e intuitivo. Anche se potrebbe crearvi qualche imbarazzo proprio sulla gestione degli allegati!

Allora, evitiamo ogni ambiguità, e diciamo che con Mailforce semplicemente… non se ne possono inviare. E per essere ancor più espliciti, non pensiamo che ciò sia una limitazione, quanto piuttosto una caratteristica della piattaforma!

Per almeno due buoni motivi:

  • innanzitutto 1,5 GB da “muovere” andrebbero inevitabilmente ad intasare le nostre linee (ma questo vale per tutti coloro che fanno il nostro mestiere), e poi
  • inserire un allegato significa costringere il destinatario a scaricarlo!

Immaginate questi possibili scenari: il destinatario ha una linea lenta o sta leggendo la posta con un telefonino, oppure semplicemente non vuole leggere il vostro allegato. Accade, rispettivamente, che: si stufa di aspettare e non scarica l’allegato, gli si impalla lo smartphone (con un Nokia N97 non è difficile, tenuto conto che il reader PDF è pure a pagamento), non aprendo l’allegato forse è un utente al quale non interessano le vostre comunicazioni e quindi prima o poi si disiscriverà dalla vostra lista.

Inoltre, in Italia quasi tutti i piani dati su dispositivi mobile sono a pagamento. Oddio, nulla di preoccupante se scaricate 800 KB una tantum e avete un piano da 1 GB al mese di traffico. Ma se inviate un pdf di 800 KB più volte alla settimana, questo inizierà a pesare sui portafogli dei vostri destinatari!

Cosa ne pensate, invece, di mettere quel file PDF sul vostro sito o su uno spazio web gratuito e poi semplicemente linkarlo all’interno della vostra comunicazione email?

Noi riteniamo che sia la scelta migliore. Come, perchè!?

Tanto per cominciare non vi porta via più tempo di quello che perdereste inviando il PDF in allegato: in entrambi i casi dovreste fare l’upload del file sul server (cioè spostare quei famosi 800 KB dal vostro computer al server, web o smtp che sia!). In secondo luogo, poichè il file non è allegato all’email, non costringerete il destinatario a scaricarlo obbligatoriamente insieme al messaggio.
L’utente finale ne trae un beneficio immediato: se vuole, clicca e scarica il PDF; in caso contrario legge solo il messaggio (pochi KB) ed è felice di non aver dovuto scaricare nulla di pesante (e magari di inutile, per lui).

Con Mailforce questa funzione (e ripetiamo, funzione) è possibile in modo semplice: basterà caricare il file PDF nella Libreria, ovvero lo spazio hosting a disposizione nella piattaforma, e inserire un link nel messaggio html (o anche testuale) con l’URL corrispondente.

Infine, un’altro buon motivo per linkare un documento e non inserirlo come allegato ad un’email è che, se non disponete di un sito web o semplicemente vi trovate “fuori ufficio” e non ricordate le password per entrare nel vostro account ftp, con Mailforce potrete semplicemente “uploadare” i vostri file nella Libreria, ovunque voi siate, e riutilizzarli più volte in diverse spedizioni.

Niente di trascendentale quindi: solo una buona pratica di email marketing!